Alors que les nouvelles technologies continuent de s’étendre à tous les aspects de notre vie quotidienne, elles laissent également leur empreinte dans l’univers professionnel.
Les organisations et les individus se retrouvent ainsi plongés dans un secteur en constante évolution, où les avancées numériques redessinent les interactions, et les modes de production ou de collaboration.
Du recrutement des talents au maintien de la cohésion de l’équipe à distance, en passant par la gestion de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle dans un monde toujours plus virtuel, chacun assiste à l’ouverture de nouvelles opportunités, mais aussi au lancement de défis inédits.
Cet article vous propose un tour d’horizon des différents impacts de la digitalisation de l’environnement de travail, pour aujourd’hui et pour demain.
Des espaces de travail repensés
Selon une étude publiée par JLL France, 47 % des entreprises en France auraient eu recours au télétravail en 2022, quand 56 % de la population active le pratiquait au moins une fois par semaine.
L’émergence et la généralisation de ce mode de travail hybride ont été rendues possibles par de nombreux facteurs, dont la création d’une digital workplace.
De quoi s’agit-il ? Reprenons la définition de Vincent Bouthors, PDG de Jalios, premier éditeur français sur ce marché :
« Bien plus qu’une simple plateforme collaborative d’entreprise, une digital workplace définit un espace de travail digital ou connecté qui regroupe l’ensemble des technologies utilisées par les collaborateurs de l’entreprise : messageries instantanées, mails, logiciels et applications professionnelles, réseaux sociaux, solutions de réunions virtuelles, etc. Elle vise aussi bien à communiquer des informations et à diffuser des savoirs, qu’à collaborer de manière efficace en tout lieu et en tout temps. »
Il ne s’agit donc pas uniquement d’un bureau virtuel, d’une suite bureautique ou de l’Intranet de l’entreprise.
Elle correspond plutôt à la passerelle entre l’employé et l’ensemble des outils et dispositifs nécessaires pour son travail au quotidien, qui se trouvent fédérés dans un environnement centralisé.
Des lieux de travail hybrides et polyvalents
Au cours de ces dernières années, l’utilisation quasi systématique de l’ordinateur dans de nombreux métiers a entraîné un processus de mutation des entreprises en profondeur.
Si l’on se concentre tout d’abord sur les nouveaux aménagements de l’espace de travail physique, force est de constater que la tendance est à la souplesse et à l’ouverture.
Les différentes équipes travaillent désormais ensemble, pour une plus grande transversalité, par le biais de bureaux en open-space, voire de flex-office ou d’environnement dynamique.
Cette variation autour de l’espace de travail s’accompagne de la création de points de rencontre formels (salles de réunion), mais aussi informels (coin café, micro-kitchen, etc.) pour faciliter les échanges et le partage.
Dans cet espace de travail hybride et revitalisé, la productivité s’associe désormais au confort et au bien-être du salarié, qui doit pouvoir bénéficier de l’un comme de l’autre lors de ses journées dans les locaux de l’entreprise.
Le développement d’espaces de coworking toujours plus soignés, de même que l’émergence d’une large gamme d’outils, 100 % ergonomiques et adaptés au télétravailleur, ne sont pas non plus en reste.
Les équipements mis à disposition encouragent par ailleurs les collaborateurs à la mobilité : ordinateurs, tablettes ou téléphones portables ; connexion wifi accessible dans de nombreux endroits, y compris dans les espaces communs, les extérieurs (comme l’a fait Sanofi sur son campus Val de Bièvre) ou la cantine.
Cette digitalisation des espaces connectés laisse ainsi un large choix au salarié. Le bureau physique sous sa forme traditionnelle partage à présent l’espace avec la digital workplace.
Grâce à des solutions spécifiques, comme le SSO (Single Sign On, une méthode d’authentification unique pour plusieurs applications), elle permet aussi une meilleure expérience utilisateur, plus fluide et entièrement personnalisée.
Cet environnement de travail unique, accessible partout et tout le temps, gomme ainsi les défauts de fonctionnement liés à un lieu physique et à ses contraintes.
Des enjeux en matière de sécurité
Une faille dans un système aussi complexe et basé sur la centralisation des données pourrait néanmoins avoir des conséquences désastreuses. Avec la digital workplace, les entreprises se trouvent plus vulnérables face aux risques de piratage, de fuite de données sensibles ou d’intrusions malveillantes, dont elles doivent à tout prix se protéger.
Une fois numérisées, les informations confidentielles des employés et/ou de l’entreprise deviennent la cible potentielle d’attaques qui mettent en péril la confidentialité, la réputation ou la stabilité financière de la société.
La vigilance est donc de mise pour garantir un environnement de travail sûr et protégé : création de niveaux d’accès prédéfinis, système de gestion des identifiants, surveillance des infrastructures filaires, etc.
En France, l’éditeur européen Stormshield propose par exemple des solutions spécifiques pour la protection des postes et des serveurs d’une entreprise, afin de garantir la protection de la flotte informatique.
Une communication digitalisée
La communication au sein de l’environnement de travail a connu une révolution majeure grâce à la montée en puissance des nouvelles technologies. Les outils digitaux ont ainsi transformé les modes d’interaction et de collaboration des équipes, en transcendant les frontières géographiques et temporelles.
Faciliter les échanges au quotidien
Dans un monde où l’information circule très rapidement, il était essentiel pour les entreprises de passer à la vitesse supérieure.
Si le travail à distance présente de nombreux avantages pour le confort et le bien-être du salarié, les kilomètres qui séparent les différents membres d’une équipe peuvent pourtant limiter son efficacité.
Pour pallier cette problématique, les digital workplaces s’équipent de différents outils collaboratifs, comme Google Workspace, Trello, Slack, Asana, Notion, GitHub, Zoom, Figma, etc.
Ils permettent aux collaborateurs de travailler en simultané, d’interagir sur un ensemble de données unifié et partagé, ou encore d’organiser des réunions en ligne, pour une collaboration fluide et une visibilité claire sur l’avancement des projets.
Grâce aux ordinateurs, aux systèmes d’informations, aux smartphones ou aux réseaux sociaux, l’interaction entre les salariés et les processus internes de l’entreprise deviennent encore plus collaboratifs.
Les défis de la communication virtuelle
La transformation numérique présente cependant le désavantage certain de la perte potentielle de la nuance, mais aussi de la compréhension contextuelle qui accompagnent les interactions en face à face.
Les émotions se trouvent ainsi parfois mal interprétées dans les échanges par le biais des messageries instantanées, quand le langage corporel peut être omis durant les réunions virtuelles.
Il s’agit alors de trouver un équilibre entre l’efficacité de la communication numérique et le maintien d’une compréhension profonde au sein des équipes, afin d’assurer une collaboration harmonieuse et productive.
De la même façon, l’entreprise veillera à ne pas multiplier les plateformes ou les outils, pour ne pas compliquer les échanges ou brouiller les pistes pour les collaborateurs.
Si l’on prend l’exemple des doublons, il n’est pas rare de voir les collaborateurs se perdre dans les pièces jointes, ou de ne plus savoir si le fichier dont ils ont besoin est enregistré sur Google Drive ou sur Microsoft Teams.
En plus de ralentir ou de saturer les espaces de stockage, ces doublons pénalisent la productivité de l’entreprise.
La création d’une digital workplace centralisée, clairement structurée et adaptée au profil ainsi qu’aux besoins spécifiques de la société, reste ici la meilleure solution, à condition qu’elle soit accompagnée d’une formation et de bonnes pratiques à respecter.
Une collaboration challengée
La rapidité de la communication au sein d’un environnement digitalisé la rend ensuite plus simple pour les salariés, qui peuvent dès lors se parler indépendamment de l’endroit où ils se trouvent.
Le travail d’équipe est ainsi renforcé, à l’instar des liens entre les employés.
Des solutions entre nomadisme et efficacité
Les avantages de cette collaboration renforcée sont palpables. Grâce aux différents outils et solutions numériques déployés par l’entreprise, de nombreux projets peuvent être gérés de manière synchrone, quand les idées sont échangées en temps réel.
La plateforme Figma permet par exemple aux équipes de discuter de points stratégiques, de planifier des tâches et de travailler ensemble, tout cela de manière simplifiée grâce à ses nombreux templates, widgets et plugins.
Certaines réunions mêlent aussi des employés présents physiquement dans les locaux, et d’autres parties de l’équipe en télétravail.
La résolution de problèmes ou la prise de décision se trouvent souvent accélérées grâce à cette possibilité de communication constante.
Les documents en ligne ou les tableaux blancs virtuels favorisent quant à eux une contribution simultanée, qui encourage l’innovation collective et la diversité des idées.
De plus, l’amélioration du niveau de collaboration amène les cadres et les managers à rester davantage en contact avec leurs employés, mais aussi à adopter une approche différente, tendant vers un travail d’équipe plus cohérent.
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Les obstacles à une collaboration focalisée
Les potentialités de cette transformation digitale entraînent cependant leur lot d’inconvénients, dont la pression pour une disponibilité constante, de même que la tendance à la surcharge d’informations, qui restent pour certaines superflues quant aux missions initiales du salarié.
Ces deux phénomènes peuvent alors induire un stress accru, qui peut rapidement devenir difficile à gérer au quotidien.
L’équilibre entre la connectivité numérique et la préservation du temps de concentration individuel, essentiel au bon déroulement d’une journée de travail, devient ainsi un défi à relever pour maintenir la collaboration digitale au rang d’atout.
De nombreuses entreprises se trouvent également confrontées à une certaine résistance au changement de la part de leurs effectifs.
Elle est généralement motivée par une peur de l’inconnu, mais aussi par la réticence à changer des habitudes souvent solidement ancrées, à la suite du lancement d’un nouvel environnement de travail digitalisé.
Pour réduire ces tensions, le manager devra adopter une posture de facilitateur, en prenant le temps d’expliquer les raisons et les étapes de cette évolution, tout en mettant en avant les bénéfices attendus.
Une productivité et une efficacité bousculées par la digitalisation
L’intégration croissante des nouvelles technologies au sein de l’environnement de travail a engendré un bouleversement significatif de la productivité et de l’efficacité au sein des organisations.
Un élargissement des horizons de travail
Le déploiement et l’utilisation quotidienne d’une digital workplace conçue en regard des besoins de l’entreprise apportent tout d’abord un gain d’efficacité global à cette dernière.
Facilité d’accès aux informations, expérience de navigation optimisée, réduction du nombre d’outils à maîtriser, interface simplifiée et centralisée…
Ces exemples font partie des caractéristiques essentielles d’un bon environnement de travail digitalisé, qui vise à décupler la productivité des collaborateurs, et par extension de la société.
De la même façon, les nouvelles pratiques numériques permettent de réduire de nombreux coûts opérationnels physiques, comme les locaux, le matériel ou le chauffage.
Des solutions virtuelles fiables existent pour la gestion des dossiers : une fois ceux-ci stockés sur le Cloud ou dans une GED (Gestion Électronique de Documents) en interne, l’entreprise réalise des économies importantes sur les ramettes de papier, l’achat des cartouches d’encre, la maintenance des imprimantes, sans oublier le gain d’espace précédemment dédié au rangement et la réduction de l’impact carbone.
Enfin, le salarié peut utiliser toute l’agilité de sa digital workplace comme un tremplin pour sa productivité personnelle.
Les outils dont il dispose visent à la fois à optimiser sa gestion du temps, mais aussi à alléger ses efforts consacrés aux tâches quotidiennes, ce qui lui permet de passer davantage de temps sur des activités plus importantes, de respecter les délais et de garantir une meilleure satisfaction pour les clients.
Les pièges de la dépendance technologique
L’accessibilité constante aux outils numériques peut toutefois créer un environnement de travail où il devient difficile de déconnecter.
La surabondance d’informations, qui n’est pas toujours pertinente, pousse ainsi les travailleurs à traiter un flux continu de notifications et de messages, ce qui représente une menace pour la QVCT.
De plus, l’utilisation permanente de la technologie ne va pas sans le risque de pannes techniques, qui mettent la productivité de l’entreprise en pause, voire en péril si le problème est sérieux ou se prolonge.
Il est donc nécessaire d’opter pour une planification de contingence et de prévoir des solutions alternatives, tout en effectuant un suivi rigoureux et une maintenance prédictive pour chaque outil utilisé.
Des processus de recrutement numérisés
L’entreprise ayant besoin d’effectifs qualifiés pour garantir sa production, la transition digitale devait également s’appliquer aux processus de recrutement. Cette dernière incarne ainsi une réponse moderne au défi de trouver les meilleurs talents au sein d’un marché compétitif.
Le pouvoir de l’automatisation
Pour le service de ressources humaines, les outils numériques permettent de gagner du temps en automatisant certaines tâches, comme la diffusion d’offres d’emploi, la collecte et le tri des candidatures, ou encore la planification des entretiens.
L’utilisation de plateformes en ligne, comme Welcome to the Jungle, garantit une accessibilité plus large, ce qui contribue à une diversité accrue dans le pool de candidats, et réduit les coûts liés à la diffusion ou à la gestion des candidatures papier.
La digital workplace favorise aussi une meilleure collaboration entre les membres chargés du recrutement, même s’ils sont géographiquement dispersés.
Ils peuvent par exemple partager des évaluations et des commentaires sur les candidats en visioconférence ou par le biais de messageries instantanées. Elle permet enfin de proposer des entretiens virtuels aux potentiels talents repérés, gommant ainsi la potentielle problématique de la distance.
Les défis de la perte de contact
Les interactions humaines se trouvent néanmoins réduites dans le cadre de l’utilisation des processus numérisés. Cela rend à la fois difficile l’évaluation par le recruteur des compétences interpersonnelles du candidat, mais amène aussi ce dernier à se sentir traité de manière impersonnelle.
De plus, les plateformes numériques facilitent les candidatures en masse, un phénomène qui noie parfois les services RH sous une grande quantité de candidatures non qualifiées, ou non adaptées en cas de biais algorithmiques faussés.
La complexité technique de certains outils nécessite enfin une certaine capacité d’adaptation, aussi bien pour le recruteur que pour le candidat, qui peuvent se décourager s’ils ne sont pas familiers avec la technologie.
Il est donc essentiel de privilégier ici une approche équilibrée, qui combinera par exemple une prise de contact virtuelle, voire un premier entretien en ligne, mais qui sera suivi d’une rencontre physique si cela est possible.
Un équilibre à trouver entre vie professionnelle et vie personnelle
Le numérique possède enfin une curieuse capacité : il nous permet d’être à la fois ici et partout.
Face à ses possibilités infinies, il demeure pourtant essentiel de s’interroger sur son impact sur la vie professionnelle, de même que sur ses enjeux.
Une flexibilité libératrice
La digitalisation de l’environnement de travail favorise grandement le succès du télétravail, ce qui offre tout d’abord aux collaborateurs une réduction des temps de trajet, mais aussi la possibilité de concilier au mieux leurs responsabilités professionnelles et personnelles.
L’agenda virtuel et les rappels automatisés les aident à définir leurs priorités, quand les courriels et autres messages instantanés leur laissent normalement la possibilité de répondre en fonction de leurs disponibilités.
Ayant à cœur de monter en compétences tout en optimisant leur temps, les employés peuvent en outre profiter de solutions de formation virtuelles, comme le Digital Learning ou le Mobile Learning, sans quitter leur domicile.
De nombreuses entreprises encouragent ensuite la sociabilité à distance, en organisant par exemple des cafés virtuels, où les salariés se réunissent pour discuter de manière informelle sur Zoom, Teams ou Google Meet, équipés de leur mug personnalisé et responsable…
Ces événements, comme les déjeuners, les apéros ou les sessions de jeux en ligne, contribuent ainsi à maintenir un bon esprit d’équipe et des relations professionnelles harmonieuses.
De la même façon, la création de groupes de discussion sur Slack peut aussi bien concerner les projets de travail que les intérêts personnels.
L’épuisement numérique
L’augmentation du rythme de travail dû à la possibilité d’une communication immédiate brouille cependant clairement la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle.
Les activités du salarié en télétravail se trouvent ainsi imbriquées tout au long de sa journée, alors qu’il lit ses mails professionnels dès le petit-déjeuner ou pendant le week-end.
À l’inverse, celui-ci n’hésite pas non plus à consulter ses réseaux sociaux ou à passer des appels personnels depuis le bureau avec son téléphone portable.
Il n’en reste pas moins qu’il devient parfois difficile de gérer la pression et la surcharge de travail, sans parler de la difficulté à décrocher une fois la journée de travail terminée : c’est le fameux droit à la déconnexion.
Enfin, le télétravail prolongé peut conduire à l’isolement social, ce qui peut avoir un impact négatif sur le bien-être mental et émotionnel des employés, d’autant plus si leurs conditions de travail à la maison ne sont pas optimales.
La digitalisation de l’environnement de travail a donc insufflé une nouvelle ère de possibilités et de défis.
Tandis que les processus métier, la productivité ou la collaboration entre les équipes se métamorphosent en profondeur sous l’influence de la technologie, il reste évident que cette transformation incarne un phénomène à double tranchant.
Si la démarche permet de dynamiser le monde du travail et de favoriser l’agilité pour décupler les potentialités, chaque avancée numérique doit toutefois faire l’objet d’une réflexion critique et d’une adaptation équilibrée.
La clé réside probablement dans la capacité de l’entreprise à combiner habilement l’efficacité de la technologie avec la valeur de l’expérience humaine, tout en établissant une charte éthique pour garantir un environnement de travail sain, collaboratif et épanouissant.
