Alors que votre propre espace de travail est jonché de dossiers et de papiers éparpillés, le sien demeure toujours impeccablement organisé. Sa liste de tâches quotidiennes est toujours à jour et son niveau de stress au plus bas.
Dans notre guide pratique, on vous dévoile 8 astuces pour une bonne gestion et une meilleure organisation au travail.
Alors, adieu les mauvaises habitudes !
Qu'est-ce que l'organisation au travail et pourquoi c'est important ?
"J'ai du mal à établir des priorités." "J'ai le sentiment de m'éparpiller." "Mes journées ne sont pas productives"... Vous vous reconnaissez dans ces déclarations ? Pas de panique, c'est normal !
Le saviez-vous ? Votre environnement physique, votre planification et votre façon de travailler ont une grande influence sur l’avancement de vos tâches.
C'est ce qu'on appelle l'organisation du travail : un ensemble d'actions mis en place dans le but d'améliorer votre efficacité et votre performance en entreprise.
Cette organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien. Alors, pour atteindre efficacement vos objectifs personnels et professionnels, il est nécessaire de mettre en place des stratégies de gestion du temps.
Vous souhaitez découvrir nos bonnes pratiques ? Par ici dans notre guide complet.
Utiliser les meilleurs outils digitaux pour être efficace
Vous cherchez à améliorer votre organisation personnelle et professionnelle ? Vous aspirez à automatiser les tâches pour gagner du temps ? Vous souhaitez augmenter considérablement votre efficacité ? Dans ce cas, l'utilisation d'outils d' organisation s'impose ! On vous glisse ici nos favoris :
- Google agenda : 100% gratuit et accessible en ligne, cet agenda collaboratif permet de partager son planning en temps réel et de mettre en place une gestion de rappels;
- Evernote : un outil qui regroupe un grand nombre de fonctions, qui vont de la gestion des tâches, de l’agenda, à la numérisation et au stockage de documents;
- Trello : un logiciel collaboratif qui permet d’organiser de façon simple les tâches par priorité à l’aide de cartes, de tableaux, de plannings;
- Asana : une plateforme de gestion de projets extrêmement polyvalente, qui offre la possibilité de concevoir des projets sous la forme de tableaux ou de calendriers, de répertorier les diverses tâches à accomplir, de les marquer comme accomplies et de les transférer à un autre collaborateur de l'équipe;
- Slack : une plateforme de messagerie collaborative permettant de créer des sections par équipes ou par projets;
- XMind : une solution en ligne de carte mentale et de brainstorming pour permettre de visualiser des idées.
Maîtriser la visualisation avec la Méthode Kanban
Pour optimiser la gestion de vos projets, et si vous testiez la visualisation avec la Méthode Kanban ?
D'origine japonaise, le mot "kanban" signifie littéralement "étiquette". Il représente à la fois une méthodologie et un outil visuel pour la bonne gestion des flux de travail.
Créée par Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota dans les années 1950, la méthode repose essentiellement sur la visualisation des flux de travail. Les équipes font usage d'un outil désigné sous le nom de "tableau Kanban" qui offre la possibilité d'obtenir une vue d'ensemble immédiate de l'avancement de toutes les tâches liées à un projet.
Généralement, le tableau Kanban se divise en trois colonnes : "à faire", "en cours", "terminé".
Parfois, on peut y ajouter les colonnes "idées" et "à tester". Une tâche n'est transférée vers l'étape suivante que lorsque l'équipe est prête à s'en occuper.
Ce mécanisme permet d'éviter la surproduction, tout en maintenant un flux de travail constant. Il permet également de réduire les risques de retard et d'engorgement.
À l'origine réservée à l'industrie manufacturière, la méthode Kanban a été adoptée dans une multitude de domaines, notamment le développement de logiciels, la gestion de projets, les services, et bien d'autres.
De nombreux outils d' organisation se basent également sur cette méthode à l’instar de Trello : l'un des outils numériques les plus populaires utilisés pour Kanban et la gestion de workflow.
Fragmenter sa journée
Sachant que la concentration a tendance à atteindre son maximum en 90 minutes, il y a fort à parier que votre productivité n'est pas à son sommet tout au long de la journée !
Pour surmonter la procrastination et améliorer votre concentration, il est recommandé de fractionner vos journées et d'adopter une méthode de gestion du temps. La technique Pomodoro peut vous y aider.
Inventée par l'italien Francesco Cirillo à la fin des années 80, la méthode repose sur l'utilisation d'une minuterie pour diviser le travail en intervalles appelés "pomodoros," signifiant "tomates" en italien.
L'objectif de cette technique est de planifier les tâches à accomplir et de se concentrer sur une seule mission pendant un temps imparti. Au cours de la journée, on liste les tâches, on les classe par ordre de priorité, puis on les distribue en intervalles de travail.
En général, on commence par définir la tâche, on s'isole des distractions et on règle la minuterie sur 25 minutes.
Pendant ce laps de temps, on se consacre exclusivement à cette tâche. Après les 25 minutes, on prend une pause de 5 minutes avant de commencer une nouvelle session de 25 minutes.
Après quatre sessions, on prend une pause plus longue de 15 à 20 minutes, puis le cycle recommence. À la fin de la journée, lorsque toutes les tâches prévues sont accomplies, le sentiment de satisfaction et d'accomplissement est au rendez-vous. Les "pomodoros" ont fait leur effet !
La méthode peut s'adapter à différents rythmes de travail. Si les plages horaires de 25 minutes ne correspondent pas à votre capacité de concentration, vous avez la liberté d'ajuster la durée des sessions de travail et de pause.
Créer une routine qui vous convient
Réunions interminables, boîte de réception saturée, appels téléphoniques, notifications incessantes...
Autant de facteurs qui entravent votre productivité au travail. Résultat ? Une liste de tâches quotidiennes démesurée, des objectifs inachevés et un sentiment de perte de contrôle.
Pour sortir de ce cercle vicieux et maintenir une bonne organisation, une des premières étapes consiste à instaurer une routine. Dans la mise en place de ces nouvelles habitudes, une chose doit prédominer : la régularité.
Pour cela planifiez votre quotidien à l'avance et développez un programme journalier, hebdomadaire ou mensuel. Tenez un agenda, classez votre boîte mail, construisez une to-do list sur votre carnet personnalisé ou utilisez des outils d'organisation comme des planificateurs de tâches.
Google keep, Trello ou encore Easynote, à vous de choisir l’application la plus adaptée à vos besoins !
Une routine de travail implique également la composition d'un environnement physique agréable. Une habitude particulièrement valable pour ceux qui évoluent en télétravail.
Pour ces derniers, l'idéal sera de créer un espace de travail distinct dans une pièce séparée, afin de délimiter clairement la sphère personnelle de la sphère professionnelle. N'oubliez pas également d'instaurer des pauses régulières.
En l'absence de ces temps dédiés, vous vous exposez à l'accumulation de pression, de fatigue, de stress et même de dépendance au travail.
Vous l'avez compris, en mettant en place une routine vous gagnerez en productivité et votre motivation n'en sera que plus forte !
Prioriser avec la Loi de Pareto
Si vous vous trouvez constamment submergé dans la gestion et dans la réalisation de vos tâches quotidiennes, c'est que vous mélangez sûrement les tâches urgentes et les tâches importantes. La Loi de Pareto peut vous aider à y voir plus clair.
Contrairement à l'approche de la méthode "Eat The Frog", la stratégie de Pareto préconise de commencer par éliminer rapidement les petites tâches afin de booster votre motivation en début de journée.
Aussi connue sous le nom de "loi des 80-20", cette approche repose sur un principe simple : nous consacrons 20% de notre temps à accomplir 80% du travail.
En d'autres termes, en traitant rapidement ces 80% des tâches, vous disposerez de plus de temps tout au long de votre journée pour vous attaquer aux 20% restants qui demandent 80% du temps.
En somme, une bonne habitude pour ne pas surcharger votre agenda et vous permettre de faire des pauses bien méritées. Enfin, n'oubliez pas de vous déculpabiliser. Vous êtes humain, et il est irréaliste de tout anticiper et de tout accomplir comme une machine !
Établir une liste des tâches du lendemain
Avez-vous déjà eu l'impression de gaspiller du temps avant même d'entamer vos tâches quotidiennes ? C'est un défi courant dans la gestion du temps : vous débutez votre journée en cherchant ce que vous devez accomplir.
Au lieu de suivre cette méthode, consacrez les dernières minutes de votre journée à préparer les temps dédiés du jour suivant.
Chaque soir, notez dans votre outil de gestion favori, votre agenda ou sur un support papier toutes les activités que vous devrez accomplir le lendemain.
N'oubliez pas de dresser cette liste avant de quitter votre lieu de travail, de manière à passer une bonne soirée et à reléguer les inquiétudes au second plan.
L'élément clé réside dans la nécessité de tout répertorier de manière exhaustive. La rédaction de votre planning vous aidera à mieux le mémoriser et à réduire les risques d'oublis.
En conséquence, vos occupations hebdomadaires seront bien définies. Vous économiserez du temps le jour J et éviterez toute situation imprévue !
Créer l'environnement de travail adapté
Alors que les nouvelles technologies continuent de s’étendre à tous les aspects de notre vie quotidienne, elles laissent également leur empreinte dans l’univers professionnel. C’est un fait, le télétravail s’est invité dans le fonctionnement des organisations les obligeant à repenser les espaces de travail pour aujourd'hui et pour demain.
Que ce soit chez vous ou au sein de votre entreprise, l'état de votre bureau a un impact significatif sur votre efficacité et votre productivité. Bien rangé, il vous permettra de gagner du temps, de réduire votre charge mentale et d'améliorer votre concentration. Voici quelques petites astuces pour l'optimiser :
1 - Rangez votre bureau :
- Assurez-vous que votre bureau est propre et dégagé. Enlevez tout ce qui n'est pas nécessaire pour la tâche en cours.
- Gardez uniquement les éléments essentiels tels que votre ordinateur, votre clavier, votre souris et un espace pour prendre des notes. Exit les feuilles volantes !
- Utilisez des supports de bureau ou des tiroirs pour ranger les fournitures de bureau telles que des stylos, des carnets, des agrafeuses, etc.
Dans cet article, nous avons décidé de vous faire un petit zoom, sur le pegboard.
L'innovation et la durabilité sont au cœur des préoccupations actuelles.
Dans cette optique, le Pegboard, outil de rangement mural modulable, s'avère être une solution idéale pour personnaliser son espace de travail ou de vie de manière créative et éco-responsable. Cet article complet explore en profondeur les différentes possibilités de personnalisation du Pegboard avec des Goodies éco-responsables, en soulignant les avantages pour l'environnement et l'esthétique de votre espace.
Quark : Innovation, design et engagement pour la qualité et la durabilité
L'entreprise Quark se distingue par son engagement indéfectible envers l'innovation, le design et la qualité durable.
Sa passion et son expertise se traduisent dans des produits uniques et haut de gamme qui repoussent les limites du design tout en respectant l'environnement.
- Une équipe passionnée et investie : Chez Quark, chaque membre de l'équipe apporte sa propre expertise et sa passion pour offrir des produits d'une qualité exceptionnelle. La précision et le souci du détail sont au cœur de leur processus de création.
- Des valeurs fondamentales : L'innovation, le design et l'engagement envers la qualité et la durabilité sont les piliers de l'ADN de Quark. Cette combinaison unique permet à l'entreprise de proposer des produits qui allient esthétique et fonctionnalité tout en respectant l'environnement.
- Un engagement concret : Quark s'engage à utiliser des matériaux durables et des processus de production respectueux de l'environnement. L'entreprise est également fière de soutenir des initiatives locales et internationales en faveur de la durabilité.
Personnalisation haut de gamme : Des Goodies éco-responsables pour un Pegboard unique
Quark propose une large gamme d'accessoires pour personnaliser votre Pegboard à l'infini. Laissez libre cours à votre créativité et exprimez votre style unique en choisissant parmi :
- Crochets en bois recyclé : Robustes, élégants, Quark utilise des chutes de bois afin de proposer des crochets pour suspendre des manteaux, des sacs ou des plantes.
- Pots à crayons en matériaux recyclés : Donnez une seconde vie aux matériaux en optant pour des pots à crayons fabriqués à partir de plastique recyclé ou de carton.
- Découvrez la gamme en économie-circulaire de Quark
Présenter des produits en magasin
Pour approfondir, dans l'univers des boutiques, l'utilisation du Pegboard Quark se révèle être une solution ingénieuse pour présenter les produits avec élégance et flexibilité. Son design modulaire permet aux commerçants de réinventer leur espace d'exposition au gré des saisons et des tendances, créant ainsi un environnement de vente dynamique et interactif.
Les possibilités de personnalisation offertes par le Pegboard encouragent une mise en scène originale des articles, attirant l'attention des clients et améliorant l'expérience d'achat par une approche visuelle captivante et organisée.
Comment présenter ses projets en entreprise
Dans le cadre professionnel, le Pegboard Quark s'érige en véritable outil stratégique pour les entreprises, facilitant la communication et la gestion des projets.
Il permet de visualiser en un coup d'œil l'avancement des travaux, les deadlines à venir, ou encore de mettre en avant des idées innovantes.
Cet outil de gestion visuelle favorise une meilleure organisation des espaces de travail, encourageant la collaboration et l'efficacité au sein des équipes.
En somme, le Pegboard Quark offre une solution esthétique et pratique, adaptée aux besoins spécifiques des boutiques et des entreprises désireuses d'optimiser leur espace tout en valorisant leur identité et leurs projets.
Intégration harmonieuse dans les intérieurs contemporains
Le Pegboard s'intègre parfaitement aux intérieurs modernes, apportant une touche d'originalité et de fonctionnalité. Son design minimaliste se marie à une esthétique épurée.
Chaque accessoire, chaque module choisi apporte non seulement une solution pratique mais aussi une histoire, une âme à votre espace. C'est dans cet esprit que Quark, par son approche novatrice, transforme le simple rangement en une véritable déclaration de style.
Imaginez un mur qui, plus qu'ordonner, raconte une histoire de durabilité, d'artisanat et de design.
Un espace où chaque élément, choisi avec soin, reflète votre engagement pour un monde plus vert, tout en apportant une touche d'élégance intemporelle à votre intérieur. C'est la vision de Quark : offrir non seulement un produit, mais une expérience, un voyage dans l'art du rangement conscient et stylé.
Le Pegboard de Quark devient alors plus qu'un simple outil de rangement ; il se mue en un moodboard vivant, où chaque ajout est un pinceau qui dessine votre engagement envers un futur durable et esthétique. Avec Quark, redéfinissez l'espace autour de vous, en faisant du rangement une forme d'art qui parle, qui vit, qui inspire.
2 - Classez vos outils et documents :
- Utilisez des classeurs, des chemises, des boîtes ou des organisateurs de bureau pour trier et stocker les documents.
- Étiquetez clairement les dossiers et les boîtes pour faciliter la recherche rapide de documents.
- Créez un système de classement logique pour organiser votre boîte de réception et vos documents en fonction de leur nature, de leur date, ou de leur importance.
3 - Évitez la surcharge visuelle et nettoyez régulièrement :
- Limitez les décorations inutiles ou les objets personnels sur votre bureau pour éviter la distraction visuelle.
- Assurez-vous que votre écran d'ordinateur est à la bonne hauteur et qu'il est aligné avec vos yeux pour réduire la tension au cou et au dos.
- Planifiez des moments pour nettoyer et organiser votre espace de travail. Une routine de nettoyage hebdomadaire peut maintenir votre bureau en bon état.
Tous ces facteurs font partie intégrante d'un environnement propice à la réussite et au bien-être !
Utiliser les outils "papier" si vous en ressentez le besoin
Même si vous êtes déjà équipé d'outils numériques, les outils papier peuvent se révéler bénéfiques pour structurer votre travail.
Via sa nature déconnectée, l'agenda papier vous offre la possibilité de libérer un espace mental, vous séparant du monde numérique lorsque vous l'utilisez.
Aucune perturbation ne peut surgir : zéro alerte sur votre boîte mail pour interrompre le cours de vos réflexions et zéro tentation de jeter un œil sur les réseaux sociaux.
Autre avantage : il peut également être utilisé n'importe où, que le Wi-Fi soit disponible ou non, et sans se soucier de la charge de la batterie.
Si vous avez une préférence pour la méthode papier et crayon, le Bullet Journal sera parfait pour vous ! Cette version revisitée du journal de bord traditionnel permet d'y inscrire les événements à venir et les tâches quotidiennes à effectuer.
Sa caractéristique principale est son niveau élevé de personnalisation.
Présenté sous la forme d'un cahier totalement vierge, chacun de ses éléments est à créer manuellement, que ce soit les pages mensuelles, les pages journalières, etc.
Les post-it peuvent également se révéler un outil d'organisation très efficace. Leur utilisation, dans un système Kanban, permet de créer une représentation visuelle de l'activité, d'améliorer la gestion des délais et de maintenir une organisation efficace.
Dans le cadre de la gestion de projet, ils sont un formidable outil de motivation pour les équipes grâce à leur capacité à visualiser et à manipuler.
Vous l'aurez compris, la mise en place d'une organisation efficace est surtout une question de méthode ! En suivant nos astuces de productivité, vous serez en mesure de développer votre propre méthode d'organisation.
Gardez à l'esprit que ces conseils sont généraux et qu'il vous faudra les adapter à votre organisation personnelle.
Et si vous souhaitez aller plus loin, n’hésitez pas à déléguer ce chantier à un manager de transition. Quel que soit le contexte de votre entreprise, cet expert vous accompagnera dans votre future organisation au travail !
