Afin de faire face à la demande des entreprises et des consommateurs, ces structures doivent désormais composer avec de nouveaux facteurs, défis et opportunités.
Découvrons ensemble les tendances émergentes et les solutions novatrices qui redéfinissent l’univers des agences de l’événementiel, tout en témoignant déjà d’un avenir où la créativité, l’innovation et la protection de l’environnement pourront converger harmonieusement.
L'évolution du secteur événementiel
L'univers de l'événementiel a connu une transformation significative au fil des dernières années, en reflétant notamment les évolutions socio-économiques et les mutations culturelles.
Autrefois axées sur le présentiel, la grandeur et le spectacle, les agences événementielles s’adaptent aujourd’hui pour proposer des événements alignés sur les paramètres actuels, mais aussi sur des valeurs éthiques.
Le paysage des agences événementielles
En 2023, l’annuaire du site Bepub, dédié aux secteurs de la création et de la communication, recense environ 1065 agences événementielles en France. Ce chiffre illustre la dynamique du marché, alors que 1000 événements d’entreprise, rassemblant de 30 à 500 personnes, seraient organisés chaque jour sur le territoire.
Les agences historiques, comme Shortcut, Publicislive Paris, MCI France ou Mazarine, côtoient désormais de nouvelles structures, dont le nombre augmente graduellement, et qui semblent se spécialiser autour de trois pôles : les technologies de pointe, le développement durable et la culture locale.
Cette diversité reflète la richesse du marché de l’événementiel en France, qui totalise plus de 455 000 emplois directs et indirects, pour 32 milliards d’euros annuels de retombées économiques (tous secteurs confondus) selon l’UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Evènement).
Par ailleurs, les clients continuent d’accorder leur confiance aux agences pour organiser des événements qui répondent à des objectifs bien précis.
Parmi elles, on trouve ces célèbres agences :
- Publicis Events : Partie du groupe Publicis, cette agence gère des événements à grande échelle et est connue pour son professionnalisme.
- Havas Events : Une autre agence appartenant à un grand groupe de communication, Havas Events est impliquée dans la gestion d'événements corporatifs et publics.
- Magic Garden Agency : Une agence plus indépendante, Magic Garden est reconnue pour sa créativité dans la conception d'événements.
- Com'Unity : Spécialisée dans les événements d'entreprise et les conventions, cette agence est appréciée pour son approche sur mesure.
- Auditoire : Faisant partie du groupe Havas, Auditoire est réputée pour ses productions événementielles haut de gamme.
Selon le baromètre 2023 relayé par l’association l’Événement, 72% d’entre eux souhaitent motiver et fédérer les équipes en interne, quand 67% tendent à développer leur notoriété et améliorer leur image de marque, et 64% informer et sensibiliser les publics.
Changements et adaptation post-COVID-19
Dans un monde où le digital domine et où les moments pour se retrouver sont plus rares, la crise sanitaire du Covid-19 a dilué les rapports.
La pandémie a en effet agi comme un catalyseur du changement dans le secteur de l'événementiel.
Face à la crise, il est devenu nécessaire pour les agences de repenser leurs stratégies pour s'adapter aux restrictions sanitaires et aux préoccupations croissantes en matière de sécurité.
Cependant, cette période de turbulences a également entraîné une explosion de l’inventivité et de la créativité, tout en ouvrant la voie à une réflexion profonde sur l'importance d'intégrer des pratiques éthiques dans la planification d'événements. Les entreprises du secteur ont alors saisi cette opportunité pour redéfinir leurs offres.
Si les plus grands acteurs de l’événementiel, qui disposaient déjà de ressources et compétences en matière de communication digitale avant la crise, ont rapidement pu basculer une partie de leurs événements en ligne, les entreprises focalisées sur la chaîne de valeur des événements en présentiel ont été touchées de plein fouet.
Les nouveaux enjeux technologiques des agences événementielles
Comme nous venons de le voir, la crise sanitaire a favorisé l’émergence de nouveaux comportements de la part du grand public, mais aussi des entreprises sur le plan technologique : recours à la visioconférence, essor du télétravail, désaffection pour les déplacements professionnels trop fréquents…
Les responsables de projet en agence composent désormais avec ces nouvelles habitudes, pour la plupart nées de la crise sanitaire, mais qui entraînent leur lot de possibilités et de défis.
L'essor de la réalité virtuelle et augmentée
Impossible de passer à côté : la réalité virtuelle, ou VR, connaît un large essor depuis quelques années. Une fois équipé d’un casque permettant une vision à 360 degrés, tout participant à ce type d’événement se trouve plongé dans une expérience immersive qui semble plus vraie que nature.
Certaines agences événementielles, comme Triangle Event, proposent cette solution aux entreprises qui souhaiteraient présenter leur dernier produit dans une situation originale, ou proposer un spectacle inédit.
La réalité augmentée, ou AR, consiste quant à elle à enrichir le réel avec des éléments virtuels, pour une vision alternative.
Jeux interactifs, tournage d’une émission télé fictive, chasses aux trésors, DJ ou présentateurs en hologrammes… Ici encore, les acteurs de l’événementiel rivalisent d’inventivité en utilisant les prouesses de la technologie !
Ces deux solutions (VR et AR) présentent par ailleurs des avantages en termes de coûts et de logistique.
Les organisateurs économisent ici sur les frais de déplacement et d’hébergement, tout en atteignant un public plus large grâce à la diffusion en ligne, ainsi qu’à la flexibilité induite des événements distanciels ou hybrides.
Le rôle croissant des plateformes de streaming
Durant la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont opté pour la dématérialisation de leurs événements physiques, lorsque ce choix était possible.
Cette nouvelle tendance reste aujourd’hui présente, même si les événements présentiels restent très appréciés car ils créent un lien humain. Qu’il s’impose en tant que plan B ou qu’il constitue la ligne directrice de la prestation, le virtuel s’invite au sein des événements.
YoutubeLive, Twitch, Livestorm ou Streamyard ne sont ainsi que quelques exemples d’innovations qui permettent une accessibilité décuplée aux événements, tout en augmentant les interactions et l’engagement des participants.
On parle également d’hybridation des événements, qui se basent sur le « phygital », pour un lien tissé entre ces deux mondes. L’agence Eventmaker raconte ainsi avoir figuré « parmi les tout premiers acteurs de l’event tech à intégrer les technologies de live streaming au sein de notre plateforme afin d’aider nos clients en basculant leurs événements physiques en virtuels ».
Grâce à ce type de plateformes privées, qui offrent une solution logicielle tout-en-un, il devient possible en quelques clics d’ouvrir des salles virtuelles pour un séminaire, un atelier, une formation…
Tout en gérant ce projet évènementiel de A à Z.
L’incubateur French Event Booster propose enfin une mise en relation entre différentes start-ups distinguées dans le secteur de l’innovation et les agences événementielles, dans le but de réfléchir à une expérience toujours plus riche.
Une super solution pour le secteur au sein d’un espace collaboratif !
Les enjeux sociaux et réglementaires
La planification d'événements ne se limite pas seulement à la créativité et à l'innovation ; elle implique également une conformité rigoureuse avec la réglementation en vigueur, de même qu’une attention toute particulière aux sujets de société.
Les agences engagent en effet leur responsabilité en travaillant sur un événement, dont les retombées peuvent à la fois rejaillir sur leur réputation et sur celle du client.
Respecter la réglementation française sur les rassemblements
En France, où la sécurité et le bien-être des participants sont des priorités, les agences événementielles sont tenues de respecter scrupuleusement la réglementation sur les rassemblements.
En pratique, il s’agit de prendre en compte de nombreux éléments, tels que la planification de la capacité des lieux, les normes de sécurité incendie, la signalisation ou encore le contrôle d’accès à l’événement. Les agences doivent également rester proactives dans leur adaptation aux changements, en s'assurant que chaque événement reste en conformité avec les exigences en constante évolution.
Elles travaillent enfin en étroite collaboration avec des experts pour effectuer des évaluations de risques, développer des plans d'évacuation et mettre en place des mesures de sécurité adaptées à chaque événement.
Penser inclusion et diversité
L'essor de la sensibilisation à l'inclusion et à la diversité a profondément influencé le paysage des événements en France, tout en transformant les attentes du public et des entreprises.
Les agences événementielles, en tant que créatrices d'expériences uniques, se voient désormais confrontées à la nécessité d'intégrer ces valeurs essentielles dans la planification de leurs événements.
Les événements organisés par les agences doivent ainsi être le reflet authentique de la diversité de la société. Il s’agit principalement de penser aux points suivants :
- Englober la diversité des cultures, des ethnies, des religions, des milieux sociaux, des genres ou des orientations. L’objectif ? Créer des espaces où chacun se sent non seulement inclus, mais également célébré
- Sélectionner des intervenants et/ou des artistes de manière à garantir une représentation équilibrée et pertinente pour chacun
- Considérer les besoins spécifiques de chaque groupe en termes d'organisation et de communication événementielle : accessibilité physique, interprétation en langue des signes, supports en braille, etc.
Les nouvelles technologies permettent par ailleurs d’ouvrir les événements aux personnes n'ayant pas la possibilité de s’y rendre physiquement.
Les défis économiques et de gestion pour les agences événementielles
Dans un monde post-Covid et désormais marqué par l’inflation, les agences événementielles doivent plus que jamais trouver le juste équilibre entre la délivrance de prestations qualitatives et le respect d’un budget toujours plus resserré pour leurs clients.
L’optimisation financière et les stratégies pour maximiser la rentabilité
Tout d’abord, de nombreuses agences ont aujourd’hui intégré des solutions technologiques novatrices pour automatiser les processus, pour réduire leurs coûts opérationnels, mais aussi améliorer leur efficacité globale.
La diversification intelligente des sources de revenus se place également au cœur des préoccupations, comme l'illustre le cas des structures qui élargissent leur gamme de services pour atténuer les impacts des fluctuations sectorielles et s'adapter à tous les types de cibles.
Enfin, des alliances stratégiques permettent à certaines agences de partager des ressources et d'explorer des opportunités sans nécessiter d'investissements massifs.
Remarque : les budgets des événements internes comme externes sont aujourd’hui challengés. D’une part, le secteur événementiel subit l’inflation de plein fouet, quand d’autre part, les clients ont tendance à contracter et flécher leurs budgets vers des objectifs à plus court terme, comme les ventes.
Or aujourd’hui, selon l’association l’Événement, seuls 28 % des clients estiment « très bien ou assez bien mesurer le ROI de leurs actions événementielles ».
Un point qu’il va sans aucun doute falloir améliorer pour justifier de l’intérêt d’investir dans des dispositifs événementiels.
L’assurance qualité et la maîtrise des risques événementiels
Certaines agences se distinguent en intégrant des protocoles rigoureux d'assurance qualité, assurant ainsi la conformité aux normes les plus strictes en matière de sécurité événementielle, pour une expérience impeccable et 100% sécurisée.
L'adoption de technologies innovantes par des entreprises permet aussi une évaluation en temps réel des risques potentiels, offrant ainsi une réactivité accrue face aux situations imprévues, tout en englobant aussi bien la sécurité physique que la cybersécurité.
L’analyse prédictive des données grâce à l’IA ou à la data reste au cœur des stratégies qui utilisent des données pour anticiper les scénarios à risque et mettre en place des mesures préventives.
En conjuguant ces approches, les agences événementielles renforcent non seulement la sûreté de leurs événements, mais également leur réputation en tant que partenaires fiables et responsables dans un secteur en constante évolution.
Les enjeux écologiques et durabilité dans l'événementiel
Last but not least, le secteur de l’événementiel n’échappe pas à l’anxiété écologique et à ses corollaires, ce dont témoignent les initiatives progressivement mises en place par ses acteurs.
L’importance de la durabilité dans l'événementiel contemporain
Selon une étude de l'ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), les événements représentent environ 1% des émissions de gaz à effet de serre en France.
Difficile pour les acteurs du secteur d’ignorer ce chiffre ! Fort heureusement, la filière de l’événementiel s’engage à son tour depuis quelques années dans des initiatives responsables.
D’après les résultats d’une enquête menée par l’agence Green Événements, 89% des professionnels du secteur considèrent que la RSE est « importante, ou très importante » pour leur entreprise, quand 40% des organisateurs d’événements intègrent des critères RSE dans leur processus de sélection de lieux.
En février 2022, l’UNIMEV, en tant qu’organisme représentant de l’événementiel professionnel, s’est d’ailleurs positionné en faveur d’un développement circulaire des ressources mobilisées à travers la signature d’un Engagement pour la Croissance Verte avec le gouvernement.
Les normes écologiques et certifications pour les événements
Toujours selon l’ADEME, il faut savoir qu’un événement qui rassemble 1000 personnes consomme en moyenne : 100 kg de papier, soit 2 arbres ou 30 000 litres d’eau ; 200 KWh d’énergie, soit 3 ans d’éclairage avec une ampoule économique ; et 500 kg de déchets.
Après les normes ISO 14001 pour l’environnement et ISO 26000 pour la RSE, la norme internationale ISO20121, créée en 2012 à l’occasion des Jeux Olympiques de Londres, vise à aider les organisateurs de manifestations de tous types (peu importe la taille) – sportives, commerciales, culturelles, politiques – à intégrer le développement durable dans leurs activités.
Sa mise en place s’effectue sur un cycle de 3 ans, par le biais d’un organisme de certification tiers, comme c’est le cas de l’UNIMEV, qui travaille ici en partenariat avec Green Événements.
Le petit plus : en dehors de la norme ISO20121, de nombreuses agences détiennent également la certification Ecovadis Sustainability Business Rating, à l’exemple de La Phratrie.
Les pratiques éco-responsables et la gestion environnementale des événements
De manière concrète, pour réduire l’empreinte écologique d’un événement, il est ainsi possible de :
- créer une scénographie en matériaux upcyclés
- réduire sa consommation énergétique en optant pour un lieu largement exposé à la lumière naturelle, doté de LED ou de panneaux solaires
- louer le mobilier et la vaisselle
- utiliser des emballages compostables
- recycler les matériaux et éléments de décor
Ces quelques pistes incarnent une bonne base, mais sachez que vous pourriez aller bien plus loin !
Pour les événements de grande ampleur, pourquoi ne pas remplacer le feu d’artifice par un spectacle de vidéo-mapping ou de drones ?
Comme l’indique Erwan Grimaud, responsable de l’entreprise spécialisée MC-Clic : « pour une durée de sept minutes, un feu d’artifice traditionnel rejette 24.000 grammes de CO2, et des particules lourdes. Pour la même durée de spectacle, un show de drones en rejette… zéro. »
Les orientations à prendre pour les agences événementielles
Pour composer avec les demandes et les besoins d’une entreprise éthique, les organisateurs d’événements peuvent s’appuyer sur les trois axes d’action suivants.
Des partenariats avec des acteurs écoresponsables
Si l’agence événementielle s’occupe du pilotage d’un projet, elle doit cependant faire appel à des prestataires externes sur de nombreux aspects. Pour favoriser un engagement RSE, elle peut ainsi décider d’opter pour les idées suivantes en fonction de ses besoins :
- réserver un lieu ayant reçu un label environnemental (Eco-label européen, Green Globe, La Clef verte, etc.)
- engager un traiteur local, qui travaille avec des produits durables et de saison pour la nourriture et les boissons
- collecter les restes alimentaires pour les revaloriser auprès d’associations caritatives, comme Linkee, solution solidaire au gaspillage alimentaire
- imprimer sa communication sur du papier recyclé, éco-labellisé ou ensemencé
- offrir des cadeaux éco-responsables, à piocher dans notre super catalogue chez The Good Fab, comme un sweat brodé, une gourde en inox ou une jolie trousse : tous sont d’ailleurs entièrement personnalisables aux couleurs de l’entreprise !
Il est encore plus intéressant de favoriser un circuit court, en sélectionnant des fournisseurs ou des services proches de la localisation envisagée pour l’événement d' entreprise, afin de limiter les déplacements, minimiser les déchets de transports et de favoriser le développement de l’économie locale.
Un engagement communautaire pour des événements verts
Les agences événementielles sont également encouragées à s’engager pour la communauté.
En dehors des acteurs éco-responsables cités précédemment, elles ont aussi un rôle à jouer dans certaines causes.
Le secteur prend aujourd’hui en effet conscience de son impact environnemental et social : la lutte contre le gaspillage alimentaire fait notamment partie de ses préoccupations.
Les organisateurs d'événements cherchent alors activement des moyens de réduire le gaspillage alimentaire en planifiant mieux les quantités de nourriture nécessaires, en optant par exemple pour un système d’inscriptions) ; ou en offrant des options végétariennes, ou véganes pour réduire l'empreinte carbone des aliments produits par l'agriculture animale.
Par ailleurs, le transport des participants restant l’un des postes les plus énergivores pour un événement, les idées ci-dessous peuvent vous aider à minimiser l’empreinte carbone des déplacements :
- opter pour un lieu accessible en transports en commun
- encourager le covoiturage si des trajets en voiture sont nécessaires, ou mettre en place un service de navettes
- collaborer avec des services de mobilité douce (vélos, scooters électriques) pour offrir des réductions aux invités… Chez The Good Fab, on a d’ailleurs eu la chance de rencontrer la co-fondatrice de Mobiüs, nouveau modèle de vélo eco-responsable !
- organiser une marche groupée depuis un point de rencontre central jusqu’au lieu de l’événement
- proposer des bons de réduction SNCF
- compenser les émissions en faisant un don à des projets de reforestation ou d’énergies renouvelables
Mesurer l'impact écologique d'un événement
De nombreux calculateurs sont enfin à votre disposition pour réaliser le bilan carbone de l'événement : Myclimate, Greenly, Goodplanet…
Tous fonctionnent d’une manière similaire. Il vous suffira de renseigner différentes informations concernant votre événement (énergie, déplacements, restauration, hébergement, matériaux et services…).
Il est important d’être le plus précis possible dans vos réponses ! Vous disposerez alors de chiffres concrets vous permettant d’agir différemment pour de prochaines prestations.
Bon à savoir : le calculateur CLEO, développé par l’UNIMEV, vous permet d’évaluer vos événements, mais également les lieux mis à disposition pour ces derniers.
Les agences événementielles qui intègrent ces principes dans leur approche renforcent non seulement leur réputation, mais contribuent aussi à l'avancement d'un secteur plus responsable.
Elles proposent ainsi une offre flexible et diversifiée, pour des événements à impact réduit et qui ont du sens, preuve d’un engagement holistique en faveur de la durabilité.
En termes d'enjeux, il reste toutefois essentiel pour ces structures de stimuler la créativité et l’innovation, tout en produisant du sur-mesure pour maintenir l’attention de publics (internes comme externes) déjà sursollicités et, qui, plus que jamais, sont libres de zapper, même en présentiel.
Pour terminer, nous avons travaillé il y a quelques temps avec l'agence Lever de Rideau sur un projet de carnet personnalisé pour Peugeot. Lever de rideau prône l'évènement utile et est bel exemple de tous les éléments évoqués un peu plus haut dans cet article.
